一個(gè)人痛苦的根源：工作方式錯了。
本文來(lái)自微信公眾號“筆記俠”（ID：Notesman）
筆記君說(shuō)：
“deadline快到了，項目才推進(jìn)一半?！?/span>
“計劃一天的工作，結果被臨時(shí)加派急活?！?/span>
“同樣的工作時(shí)間，為什么自己總是效率低？”
你是否會(huì )有這樣的煩惱：明明工作也很忙，但效率就是比別人低；計劃的事情，永遠不能準時(shí)完成和交付。
實(shí)際上，無(wú)法集中注意力、做事拖拉、效率低等問(wèn)題，都是你用錯了工作方法。
十一長(cháng)假剛剛結束，重新回到工作崗位的我們，如何應對接下來(lái)的工作安排？怎么高效管理好自己的時(shí)間和精力？提高自己的工作交付能力？我們將在本文為您提供一些干貨方法。
假如你的老板正在飛機上，還有1小時(shí)落地，下來(lái)之后需要給客戶(hù)做一個(gè)重要匯報，而你需要給他做一份PPT。
但因為你錯估了時(shí)間，導致PPT草草做完，而且發(fā)現其中一些數據沒(méi)有，你怎么辦？
低效人士的做法是：瘋狂地找數據，最后可能數據有了，然而PPT沒(méi)有來(lái)得及做完，或者質(zhì)量不高。
一般人的做法是：找人幫自己一起找數據。
而最高效的那些人，會(huì )根據老板此次匯報的目的，判斷這些數據在其中的作用大?。?/p>
如果作用不大，那么就把時(shí)間花在完善重要頁(yè)數、而不是找數據上，如果很關(guān)鍵，那么就找其他人幫忙，或者找一些替代數據。
這三類(lèi)人之間的差距，其實(shí)就是任務(wù)導向與目標導向的差距。
高潛力的人才是有共性的，具備這些共性的人，幾乎做什么都能做好，而不具備的，幾乎做任何工作都會(huì )障礙重重。
這其中，有一項共性就是Result-driven（結果驅動(dòng)）。
那些高產(chǎn)出的人，未必動(dòng)作更快，而是更善于判斷，什么事情對結果是最有效的，然后，用盡一切辦法保證結果達成，而不是死守著(zhù)原有的工作任務(wù)。
實(shí)際上，結果驅動(dòng)不僅僅是一種工作習慣，更是一種思維方式。
比如，很多人喜歡問(wèn)“如何快速了解一個(gè)行業(yè)？”
很多人可能就會(huì )不假思索的說(shuō)“跟行業(yè)人聊天、看行業(yè)白皮書(shū)等等”。
但更好的回答方式是，是反問(wèn)對方：“想要快速了解一個(gè)行業(yè)的目的是什么？是想要轉行，還是想讓領(lǐng)導看到自己的成長(cháng)？”
甚至，還可以繼續追問(wèn)，也就是用“5why”分析法不斷拆解目標。
當然，這并不是說(shuō)一定要追問(wèn)5個(gè)為什么，而是讓我們時(shí)刻記住一個(gè)核心理念：現象的背后都有它的機制，需求背后有更大的需求。
很多人在工作時(shí)，除了要面對職場(chǎng)人際關(guān)系帶來(lái)的心累，還要應付領(lǐng)導隨時(shí)安排的任務(wù)。
于是，在職場(chǎng)上，我們往往能看到，有些人整天風(fēng)風(fēng)火火、急得上躥下跳、各種任務(wù)來(lái)回切換，但產(chǎn)出并不高。
而另一類(lèi)人，他們做事專(zhuān)注、條理清晰、看起來(lái)很淡定，但最后，多困難的事兒都默默搞定了。
兩者的差別就在于，第一類(lèi)人總是應激式工作。
他們每天起來(lái)的第一件事，不是規劃當天的工作，而是來(lái)一件事干一件事。他們并不是特別主動(dòng)的去做，而是等，等別人催他，誰(shuí)催就先干誰(shuí)的事。
到了下班時(shí)間，發(fā)現還有很多事情沒(méi)做完，而沒(méi)做完的，可能又是最重要的，明天又會(huì )被催。
最后，陷入一個(gè)低效忙碌的死循環(huán)。
那什么才是高效的呢？統籌式工作。
真正的統籌式工作，有幾個(gè)特征：
① 有計劃地工作
為了避免自己一天忙得昏天黑地，在早上剛到辦公室，頭腦清醒的時(shí)候，先梳理一下今天的主要工作內容有哪些，然后根據重要性（重要vs.不重要 ）、緊迫性（緊急vs.不緊急）劃分出4個(gè)象限，將待辦事項依次放入4個(gè)象限，就可以清晰判斷出，當天有哪些緊急而重要的事情，然后給出最大限度的時(shí)間來(lái)安排。
為什么要這么做？
因為我們大部分的工作并不創(chuàng )造價(jià)值，只有很少的工作會(huì )創(chuàng )造極大的價(jià)值。
舉個(gè)例子：
作為伯克希爾哈撒韋的CEO，巴菲特從它的日程表上劃掉了幾乎所有CEO必須完成的任務(wù)：
他從不與分析師交談(據巴菲特估計，一個(gè)典型的CEO有20%的時(shí)間會(huì )花在與華爾街分析師的交談上)。
他很少接受媒體采訪(fǎng)。
他不參加行業(yè)活動(dòng)。
他幾乎整個(gè)職業(yè)生涯都住在內布拉斯加州的奧馬哈，一個(gè)紐約市外的地方。
他幾乎不像典型的CEO那樣參加任何內部會(huì )議。
重要的是，這些決定不是偶然發(fā)生的。做出這些決定，巴菲特需要不斷地抵抗巨大的社會(huì )壓力。
我們通過(guò)巴菲特的私人飛行員邁克爾·弗林特（Michael Flint），了解了巴菲特是如何應對分心和他應該承擔的義務(wù)的。
巴菲特曾經(jīng)給弗林特介紹過(guò)確定優(yōu)先次序的三步走策略：
首先，巴菲特讓弗林特在一張紙上寫(xiě)下他的前25個(gè)目標。
接下來(lái)，他讓他選出前5個(gè)。到目前為止，沒(méi)什么特別的。
最后，他讓弗林特把那20個(gè)他沒(méi)有選中的目標放在“不惜一切代價(jià)也要避免”的清單上。
在第三步，你會(huì )看到巴菲特在排定優(yōu)先級上面的天才之處。在這一點(diǎn)上，大多數人只會(huì )專(zhuān)注于前5個(gè)目標，然后間歇性在其余的目標上投入精力。
但巴菲特沒(méi)有。他建議弗林特：“不管怎樣，這些事情都不應該引起你的注意，除非你已經(jīng)成功地完成了前5個(gè)目標?！?/span>
巴菲特的策略有幾個(gè)基本事實(shí)：20%的優(yōu)先級任務(wù)會(huì )占據我們結果的80%。巴菲特最優(yōu)先考慮的5個(gè)目標就是25個(gè)目標的20%。
對我們的時(shí)間真正構成威脅的，并不簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單是哪些我們知道是錯誤的事情的干擾。相反，真正的威脅是那些“披著(zhù)羊皮的狼”——這些活動(dòng)讓我們感覺(jué)自己在努力工作，但最終并不能改變現狀。
記住，大部分人在80%的時(shí)間里都是做無(wú)用功，根本原因就是沒(méi)搞清楚真正要解決的問(wèn)題。
② 學(xué)會(huì )勇敢說(shuō)“不”
但有時(shí)，領(lǐng)導或其他人臨時(shí)交辦的緊急事務(wù)，會(huì )占據你的時(shí)間精力，讓你無(wú)法聚焦工作重點(diǎn)。這時(shí)，我們該怎么辦呢？
你需要學(xué)會(huì )勇敢說(shuō)“不”，但不能直接這樣說(shuō)，需要根據不同的場(chǎng)景來(lái)應對：
第一種情況，領(lǐng)導給我們安排的工作，是他自己突發(fā)奇想或者一拍腦袋想出來(lái)的，我想大家多少都會(huì )體會(huì )過(guò)。這就存在一個(gè)問(wèn)題：這個(gè)臨時(shí)起意的工作，領(lǐng)導可能沒(méi)有提前進(jìn)行全盤(pán)考量，沒(méi)有進(jìn)行全面思考。
這導致他在提出來(lái)的時(shí)候并沒(méi)能預估出下屬為了完成這個(gè)任務(wù)，要拆分成多少繁瑣的步驟，要耗費多少口舌溝通，要克服掉多少困難麻煩。
這時(shí)，我們要從全局的角度來(lái)思考這個(gè)工作，敏銳的探查到如果要落實(shí)領(lǐng)導的意圖，可能會(huì )出現的問(wèn)題和難點(diǎn)。
最后，讓領(lǐng)導意識到這件“哦，原來(lái)這項工作這么麻煩啊…”通常這種情況下，領(lǐng)導會(huì )暫緩這項工作，或者先讓你了解一下情況。即便要做，他也可能會(huì )重新調整決策，給這個(gè)任務(wù)匹配更多人手和資源。
第二種情況，領(lǐng)導已經(jīng)想清楚了，但就是需要一個(gè)人來(lái)執行，這時(shí)，我們就可以直接告訴領(lǐng)導，目前自己手上有幾件重要且緊急的事情，如果現在需要接下這個(gè)臨時(shí)事務(wù)，就會(huì )耽誤其他事情，讓領(lǐng)導幫你替換任務(wù)優(yōu)先級或幫你做手上的事。
但如果任務(wù)比較簡(jiǎn)單，也不是十萬(wàn)火急，你就可以快速用關(guān)鍵詞記在筆記本上，不需要任何思考，然后馬上回到剛才的任務(wù)，做完再看筆記本。
③ 學(xué)會(huì )使用計劃表
首先，我們要先做出月計劃，讓你無(wú)法集中注意力的任務(wù)的意義和價(jià)值是什么，在此基礎上，確定每天應該集中精力完成的任務(wù)。
第一步，目標
從不能集中注意力去做的任務(wù)中，選出對自己來(lái)說(shuō)最重要的任務(wù)并將其寫(xiě)下來(lái)。
第二步，重要度檢查
寫(xiě)出要完成上述任務(wù)最重要的理由。
以“完成企劃書(shū)”為例，有的人可能會(huì )寫(xiě)“為公司做貢獻”這種大的理由，也有人會(huì )寫(xiě)“為了賺錢(qián)”或“在公司里獲得好評”這種小的理由。什么理由都可以，請直面自己的內心。
第三步，具象想象
將第一步中的目標轉換成更加具體的、更容易被記住的內容。
例：
“完成企劃書(shū)”轉換成“把企劃書(shū)交給上司以后可以松一口氣并去看電影”
“每天跑步”轉換成“每天跑步增強體魄，總是頭腦清醒地完成工作”
這個(gè)步驟是為了解決“野獸難以理解抽象事物”的問(wèn)題。如果目標一直是抽象的，野獸就無(wú)法理解目標，人們也就沒(méi)有干勁。
關(guān)于“具象想象”的效果，有一項比較有名的研究。這項研究以加利福尼亞的醫院?jiǎn)T工為研究對象，研究團隊將醫院?jiǎn)T工分成兩組，分別給這兩組員工設置抽象目標和具象目標。
抽象目標，讓所有患者都能得到最好的治療。
具象目標，能讓所有患者都自豪地對朋友說(shuō)“那家醫院是最好的”。
一段時(shí)間后，研究團隊調查了各家醫院的情況，結果和預想的一樣，擁有具象目的醫院?jiǎn)T工的注意力比以前集中了，患者的滿(mǎn)意度也明顯提高了。
在進(jìn)行具象想象的時(shí)候，有兩點(diǎn)需要注意。
a.不要用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)
不要說(shuō)“建設更加可持續發(fā)展的社會(huì )”，而要用“建設混合動(dòng)力汽車(chē)變多的社會(huì )”這樣的表達。
b.不要用數字
不要說(shuō)“一年瘦10千克”，而要用“能穿上20多歲時(shí)買(mǎi)的牛仔褲”這樣的表達，后者的效果更好。
第四步，反向規劃
在這一步中，需要設定在完成最終目標前需要完成的子目標和完成子目標的日期。要注意的是，不是以通常的從現在到未來(lái)的方式設定目標，而是從最終目標開(kāi)始倒推，設定短期目標。
例：
具象目標，把企劃書(shū)交給上司以后可以松一口氣。
反向規劃，在交企劃書(shū)的前一天把企劃書(shū)再看一遍→在交企劃書(shū)的三天前完成企劃書(shū)→在交企劃書(shū)的三天前完成企劃書(shū)→在交企劃書(shū)的五天前提出解決方案→在交企劃書(shū)的七天前完成調查
對于應該設定多少個(gè)子目標沒(méi)有明確的標準，一般來(lái)說(shuō)，設定3～5個(gè)子目標為宜。當達成最終目標需要1年甚至更久的時(shí)候，請每隔2～3個(gè)月設定1個(gè)子目標。
對于只對眼前的回報感興趣的野獸來(lái)說(shuō)，“遙遠的未來(lái)”是模糊的概念。很多人只有快到截止日期時(shí)才能集中注意力，因為他們對“遙遠的未來(lái)”這種抽象的東西不感興趣。
如果用從現在到未來(lái)的方式設定子目標，野獸就會(huì )感覺(jué)離最終目標越來(lái)越遠，從而失去干勁。以終為始，從未來(lái)開(kāi)始倒推設定子目標的話(huà)，野獸就會(huì )有一種回報近在眼前的錯覺(jué)，會(huì )更有動(dòng)力。
第五步，每日任務(wù)設定
請從“反向規劃”設定的子目標中選出離最終目標的截止日期最遠的子目標，思考要完成這個(gè)子目標，每天需要完成什么任務(wù)。
例：
子目標，在截止日期七天前完成調查和分析
每日任務(wù)，對專(zhuān)業(yè)人士進(jìn)行訪(fǎng)談，從網(wǎng)上收集必要的資料，閱讀收集的資料等
以上就是月計劃表的填寫(xiě)方法。這張表并不是填一次就可以了，我們需要根據項目的情況定期修改。其中修改最多的是“每日任務(wù)設定”。
當你不能集中注意力的時(shí)候，把任務(wù)再分解成2～3個(gè)子任務(wù)。把大任務(wù)分解成一個(gè)個(gè)小任務(wù)，任務(wù)的難度就會(huì )降低，人們也更容易有即將獲得回報的感覺(jué)。
第六步，對比目標與障礙
寫(xiě)出在完成每日任務(wù)時(shí)可能會(huì )發(fā)生的問(wèn)題。例如，如果每日任務(wù)是“在跑步機上跑1千米”，至少寫(xiě)出一個(gè)會(huì )妨礙你完成此任務(wù)的因素，如“工作太累，不想跑了”“想去看電視”等。想不出障礙因素的時(shí)候，請思考下面這些問(wèn)題：
● 有沒(méi)有什么想法會(huì )妨礙你完成任務(wù)？
● 有沒(méi)有什么行為會(huì )妨礙你完成任務(wù)？
● 有沒(méi)有什么習慣會(huì )妨礙你完成任務(wù)？
● 有沒(méi)有什么慣性思維會(huì )妨礙你完成任務(wù)？
● 有沒(méi)有什么情緒會(huì )妨礙你完成任務(wù)？
這一步用的是“心理對比”的技術(shù)。心理對比技術(shù)是指在達成目標的過(guò)程中，不但要想象目標實(shí)現后的美好感覺(jué)，還要思考實(shí)現過(guò)程中可能遇到的障礙和困難。
第七步，提問(wèn)
對于在第一步中選擇的每日任務(wù)，分別設定相應的“提問(wèn)”。請把每日任務(wù)的內容轉換成以下格式。
[自己的名字]在[時(shí)間]在[地點(diǎn)]執行[每日任務(wù)]了嗎？
例：每日任務(wù)，修改企劃書(shū)
提問(wèn)，山田太郎上午9點(diǎn)在公司坐在自己的座位上修改企劃書(shū)了嗎？
自己的名字可以寫(xiě)全名，也可以用昵稱(chēng)，只要知道這些問(wèn)題是在問(wèn)自己就可以。
把任務(wù)變成“提問(wèn)”形式，是基于一種叫作問(wèn)題-行為效應的心理現象，它表示疑問(wèn)句比陳述句更有影響力。
“提問(wèn)”之所以能提高專(zhuān)注力，是因為疑問(wèn)句對野獸的號召力更強。例如，看到“明天要跑步”這樣的任務(wù)時(shí)，野獸雖然能理解句子的意思，但它不能完全明白這件事是“自己的事情”。
而“明天去跑步嗎”這樣的疑問(wèn)句中有能調動(dòng)我們行動(dòng)積極性的要素。被提問(wèn)的野獸會(huì )反射性地開(kāi)始尋找答案，在你沒(méi)有意識到的時(shí)候，野獸就已經(jīng)把“明天去跑步”當作自己的事情了。
在“提問(wèn)”中設定“時(shí)間”和“地點(diǎn)”是使用了設定執行意圖這一技巧。設定執行意圖是指寫(xiě)出什么時(shí)間、在哪里、打算怎樣執行特定的任務(wù)，其效果已被數百項研究證實(shí)。
如果不給每日任務(wù)規定“時(shí)間”和“地點(diǎn)”，野獸就無(wú)法理解自己什么時(shí)候該行動(dòng)，就會(huì )盡可能地拖延。
“懶癌”是第一生產(chǎn)力。仔細盤(pán)點(diǎn)一下，我們哪樣創(chuàng )新不是因為懶呢？
不想走路，有了汽車(chē)；不想爬樓，有了電梯；不想打掃，有了掃地機器人……
工作中的大部分事情，并不是一次性的，而是持續的，那么就可以在第一次做的時(shí)候，搭好框架。
比如，每周要做的數據分析，這個(gè)事情是重復性的，所以高效的做法是：建一張excel表格，把固定需要分析的參數都做好公式，每周只需要把導出來(lái)的源數據貼進(jìn)去，刷新之后參數就出來(lái)，然后只需要看參數來(lái)得出結論。
再比如，通過(guò)AI工具，幫我們來(lái)拓展思路、生成圖片、生成音頻、生成視頻等等。
當然，這里所說(shuō)的“偷懶”，不僅是善用工具，還包括善用他人。
比如，你從來(lái)沒(méi)做過(guò)數據分析，那么就先去找找前人怎么做的；
再比如，去運營(yíng)社群，摸索出一套群主激勵機制，比你自己去做群主，要高效得多。
當然，即使我們做好工作規劃，在執行中，我們還是常常會(huì )感覺(jué)到心累。
人際關(guān)系、內卷嚴重、壓力大，是大家不想工作的主要原因。干活再累，睡一覺(jué)，歇兩天就好。
可一旦陷入與人的糾纏，“做夢(mèng)都想擺脫那群難纏的客戶(hù)和同事”，那種心累，卻著(zhù)實(shí)難以消解。
所以，在做工作規劃前，調整好心態(tài)是基礎。
網(wǎng)上有條評論：“對事不對人，是每個(gè)人都可以做到的最高溫柔?！?/strong>
在職場(chǎng)中也是如此，只有擺脫無(wú)意義的關(guān)系內耗，專(zhuān)注做自己的事，才是打工人的明智選擇。
具體來(lái)說(shuō)，需要做好以下三點(diǎn)：
馬東曾在《十三邀》里分享過(guò)一個(gè)觀(guān)點(diǎn)：職場(chǎng)上最寶貴的品質(zhì)，是做到“事在人先”。
意思就是，先把事放在首位，再考慮其他，這樣就可以避免外界帶來(lái)的情緒和心力消耗。
董宇輝做客央視《青春大課》時(shí)，說(shuō)起過(guò)早前的一段經(jīng)歷。
剛上大學(xué)那會(huì )兒，由于害羞靦腆，再加上一口標準的鄉村口音，常常不自信，上課都會(huì )躲在角落。
結果，有一次被老師點(diǎn)名，回答問(wèn)題后，老師評價(jià)說(shuō)：“董宇輝，我能清楚地從你的英語(yǔ)中，聽(tīng)出來(lái)你的老家在哪里?！?/p>
本來(lái)就緊張焦慮，這一下，董宇輝更羞愧難當了。
為了改變自己，他每天都苦練英語(yǔ)，有時(shí)候也很沮喪，苦惱自己怎么發(fā)音方言味這么濃重。
但是他后來(lái)發(fā)現不影響，因為世界各地的英語(yǔ)都有它的口音。你去澳洲，那里的人說(shuō)話(huà)跟袋鼠一樣；你去英國，南北不同，東西不同，大家口音都不同。
每個(gè)人說(shuō)話(huà)都有每個(gè)人的方式，重點(diǎn)是表達清楚你的思想，然后流暢且準確。
想通這一點(diǎn)，事就順了。后來(lái)，練著(zhù)練著(zhù)，他的英語(yǔ)表達逐漸自如，開(kāi)始能完整通順地表達了。
所以，你看聰明人，能夠把“事”和“我的情緒”分開(kāi)。
簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是強者心里全是事，弱者心里全是我。
職場(chǎng)上的高手，每天想的都是解決問(wèn)題，而不是被情緒牽著(zhù)鼻子走。
心理學(xué)上，有個(gè)著(zhù)名的“公交車(chē)實(shí)驗”。如果人生是輛公交車(chē)，你是司機，當上來(lái)一些咒罵你的乘客，你會(huì )怎么做？
吵完才走，耽誤行程，忍氣吞聲，又太懦弱。最好的做法，就是平復心緒，有效溝通，如果話(huà)不投機，再不予理會(huì )。
這點(diǎn)，同樣適用于工作中。與人產(chǎn)生摩擦，只顧著(zhù)生悶氣，胡想亂猜，一點(diǎn)用沒(méi)有。倒不如本著(zhù)解決問(wèn)題的原則，擺事實(shí)講道理，嘗試著(zhù)開(kāi)啟合作。
很多時(shí)候，積極有效的溝通，才是破解職場(chǎng)內耗的秘訣。
心理學(xué)家阿德勒，有個(gè)理論，叫課題分離。
意思是，與人交往，要分清各自的課題。
比如，別人怎么評價(jià)你，那是他的課題，而怎么做好事，是你課題。
比如，別人業(yè)績(jì)如何，和你并無(wú)關(guān)系，怎么提升自己，才是你要考慮的。
再比如，別人刁難你、孤立你，那是他品行有失，而你怎么突出重圍，是你的本事。課題分離的本意，其實(shí)就是少關(guān)注別人，多關(guān)注自己。
工作中，精進(jìn)自我，增長(cháng)本領(lǐng)，遠比每天盯著(zhù)別人的舉動(dòng)，有用得多。
長(cháng)假回來(lái)，“收心”是關(guān)鍵。
而節后開(kāi)工，最佳狀態(tài)是：只做事，少管人；做好規劃，勤復盤(pán)。
上班前，首先要根據輕重緩急將工作進(jìn)行排序，思考今天最重要的幾件事是什么，沒(méi)有完成這幾件事之前，堅決不做其他小事。
下班后，及時(shí)復盤(pán)今天的時(shí)間都用在了哪里？為什么會(huì )這樣？如果這樣高效，如何堅持？如果低效，如何改變？
周而復始，堅決執行。相信，你會(huì )迎來(lái)更快的成長(cháng)。
